テニスサークルの出欠を毎週メンバーに聞いています。まだサークルが小さくてメンバーも１０数人しかいなかった頃はともかく、今では６０人ほどのメンバーがいますから、返事はメールだけにしてもらっています。口頭や電話、掲示板に書き込まれたりLINEで返事されても困ります。窓口をひとつにしておかないと、とても僕が管理しきれないからです。「先週のテニスの時に言いました」とか言われても、いちいち全部覚えていられません。メールならさっと検索できます。

　いま高校の同窓会の出欠の返事をもらっているところですが、こちらは対象が４００人を超えますから、出欠管理の大変さも当然テニスサークルの比ではありません。ところがこちらは全くアナログな管理方法です。メールでの返事もきますが、ハガキでも返事がきます。それだけならまだ良いのですが、facebookだったり、電話がかかってきたり、誰かを介して連絡があったりもするのですから、名簿を作って手書きでチェック漏れしないようにするのが一番確実です。その名簿を紙と電子メディアと両方で保存しています。

　ずっと早い段階からメールでは予告を送っていましたが、同窓会当日の２ヶ月前に送った正式な案内メールに「これ以前に連絡をくれた人も改めて返事をしてくれ」と書いておいたにも関わらず、そんなところは読み飛ばして「以前に連絡したのに出席（欠席）になっていない」と文句を言ってくるので、やっぱりみんなメールってちゃんと読まないもんだなぁと痛感しています。

　もちろん、そんなこともあろうかと、それ以前に出欠について連絡してきた人もチェックはしてあるので、誰がどうなのか把握はしています。長年幹事をしていれば、それくらいは当然の備えではあるのですが、やはり何ヶ月も前の返事なんて当てにならないので、近くなってから改めて意思表示をしてもらい確認をしておきたいのです。実際、直前になってのドタキャン、ドタ参なんていくらでもありますし。

　ただアナログな集計は手間はかかりますが確実で誤差が少ないのです。たとえば本人がネット上に自分で登録して自動的にカウントされていくような方式にしたら、きっと参加するつもりで忘れて登録をしない人、都合が悪くなったにも関わらずそのまま変更しない人などがたくさん出てきて、実際当日になってみたらびっくりの誤差になること間違いありません。人間誰もがきちんとしているわけではありません。幹事の都合や苦労など考えもしない、でたらめでいい加減な人間が世の中にたくさんいることを、僕は長年の幹事生活でよく知っています。

　まあどれだけ正確に人数を把握しようとしても、当日やっぱりドタキャンやドタ参する人間はいますから、後はいかにその誤差を受容できるようなシステムを組んでおくかですけどね。イベントは何が起きるかわかりません。最後はその場での対応力にかかってきますから。